帳簿書類の保存について

会社にはたくさんの帳簿や書類があります。

例えば帳簿には現金出納帳、仕訳帳、総勘定元帳、売上帳や仕入帳、売掛金元帳や買掛金元帳など、書類には貸借対照表や損益計算書、領収書、契約書、注文書などがあります。

さてこれらの書類はいつまで残しておく必要があるのでしょうか？下記に原則としての保存期間を記載いたします。

会社の帳簿・書類の保存期間は？

法人の場合：事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間

しかし、平成23年12月税制改正により青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年となったので、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。

また、平成27、28年度の税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生じる事業年度においては、帳簿及び書類は10年間保存することとなっています。

その他注意点として、電子取引をした場合は原則としてその電子データをその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。

ただし、その電子データを出力し紙で保存している場合は電子データを保存する必要はありません。

上記はあくまでも税法上のきまりで会社法では「会計帳簿及びその事業に関する資料」と「計算書類及びその付属明細書」は10年間保存することと定められています。

よって、会社の帳簿・書類の保存期間は10年間ということになります。

会社の帳簿・書類の保存方法は？

原則、帳簿・書類の保存は紙になります。会計システムで作成した帳簿も原則としてアウトプットして、紙で保存する必要があります。

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存を行おうとする場合には、電子データの保存により書類の保存に代える日の3カ月前の日までに「申請書」を提出する必要があります。

個人事業の帳簿・書類の保存期間は？

個人事業は下記の通りになっています。

「青色申告」と「白色申告」とで保存期間がちがっていますのでご注意ください。

基本的に、個人で事業や不動産貸し付け等をおこなう場合は記帳が義務づけされています。必ず帳簿や書類を作成し記帳をしてください。

青色申告

保存が必要なもの			保存 期間
帳簿	仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売・買掛帳、固定資産台帳など		７年
書類	決算関係	損益計算書、貸借対照表、棚卸表など	７年
	現金・預金関係	領収証、預金通帳、小切手控、借用証など	７年
	その他	請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など	５年

白色申告

保存が必要なもの		保存 期間
帳簿	収入金額や必要経費を記載した帳簿 （法定帳簿）	７年
	業務に関して作成した上記以外の帳簿 （任意帳簿）	５年
書類	決算に関して作成した棚卸表その他の書類	５年
	業務に関して作成し、または受領した請求書、納品書、送り状、領収証などの書類	５年